major soft Gate DMS günstiges Dokumenten-Management-System und Archivierung

Gate DMS ist ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem für kleine und mittelständische Unternehmen. Alle ein und ausgehenden Dokumente können rechtssicher erfasst, archiviert, zur Bearbeitung bestimmten Personen zugeteilt und nach Schlagwörtern durchsucht werden. Schon in einem kleine Unternehmen kommt an einem einzigen Tag eine Menge "Papier" zusammen. Weil Papier als Trägermedium für Informationen teuer ist und es einer großen Lagerkapazität bedarf, über Jahre hinweg Papierdokumente aufzubewahren, lösen mehr und mehr elektronische Archive die traditionell mit Ordnern und Mappen voll gestopften und unüberschaubaren Kellerräume und Dachböden ab. Hinter der Überlegung, ein Dokumenten-Management-System (DMS) mit Archivierung einzuführen, steckt die Absicht, Zeit und Geld für das Suchen sowie das Verteilen von Informationen, aber auch für Lagerkapazitäten und Büromaterial einzusparen. Aber wo gespart werden soll, gilt es zunächst, richtig zu investieren. Gate DMS aus der Softwareschmiede major soft macht das Dokumentenmanagement auch für kleine und mittelständische Unternehmen erschwinglich. Mit Gate DMS von major soft lassen sich Ihre Dokumente in frei definierbare Kategorien sortieren und zusätzlich mit nutzerspezifischen Suchbegriffen versehen. Es spielt dabei keine Rolle ob es sich um digitale PDF- Word- Excel-Dateien oder um eingescannte Dokumente handelt: Das leistungsstarke Dokumenten Management System GateDMS findet innerhalb von wenigen Sekunden den gesuchten Begriff und zeigt diesen direkt auf den gefundenen Seiten an. Dies wird durch die hochwertige Texterkennung gewährleistet, die Textinformationen aus gescannten Dokumenten und Bildern liest.

Mit GateDMS ermöglicht major soft kleinen und mittleren Unternehmen ein durchgängiges Dokumentenmanagement zu erschwinglichen Preisen bei minimalem Implementierungs- und Einarbeitungsaufwand. Das serverbasierte System wird über einen Webbrowser bedient und bietet die technisch aktuellen DMS-Funktionen. Papierdokumente lassen sich einscannen und per OCR-Texterkennung in durchsuchbare Dateien umwandeln. Eine einheitliche Archivstruktur der Datenbestände sorgt bei Date DMS für Übersicht, ein Vollindex erlaubt eine Suche nach einem beliebigen Text, die 10.000-mal schneller zu Ergebnissen führt als die Standard-Windows-Suchfunktion.

Sie haben eine wichtige Information gelesen, wissen aber nicht mehr wo? Sie haben vor ungefähr zwei bis drei Jahren eine Maschine gekauft, wissen aber nicht mehr bei wem? Sie können sich nur noch an den ungefähren Inhalt erinnern, haben aber vergessen, wo sie das Dokument gespeichert haben könnten? Mit der Volltextsuche finden Sie in Ihrem DMS-Archiv nach diversen Kriterien, wie einem Wort, Datum, Format oder einer Version etc. die von Ihnen gesucht Nadel im Heuhaufen in weniger als einer Sekunde.

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten ihrer Aktenverwaltung können somit platzsparend eingehalten werden.

Zugriff auf Dokumente über Webbrowser

Da das Dokumentenmanagement System über einen Standard-Webbrowser bedient wird, können Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig und plattformunabhängig über jeden Internet- oder Intranet-Zugang auf die Firmendokumente im Archiv zugreifen. Egal, ob Sie auf Geschäftsreise in Liverpool, auf Messe in Barcelona oder im Urlaub in Australien sind. Mit den jeweiligen Zugangsdaten kann jeder Beteiligte sofort und absolut sicher auf die für ihn relevanten Dokumente zugreifen – und das vollkommen standortunabhängig. Für jeden Anwender können dabei beliebige Bereiche frei geschaltet werden. Um die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, ist der Zugang SSL-verschlüsselt. Dabei muss nichts auf dem zugreifenden Rechner installiert sein, außer einem Internetbrowser. Ein gut verfügbares LAN beziehungsweise WAN ist die einzige Voraussetzung, wenn man Gate DMS ortsunabhängig nutzen möchte.

Technologie-Leasing statt Kauf

Das major soft Gate DMS System wird nicht verkauft, sondern für einen Zeitraum von 36 Monaten geleast. Der Kunde erhält einen SUN-Server mit Windows Server 2008 Web Edition, mySQL Datenbank, Abbyy FineReader 8 OCR Texterkennungssoftware sowie GateDMS. Hardware-Service (nächster Arbeitstag), Aufbau und eine Stunde System-Einführung sind im Mietpreis ebenfalls schon enthalten. Will der Kunde nach den drei Jahren Vertragslaufzeit das Produkt weiter nutzen, erhält er ein neues Serversystem mit dann aktueller Hardware. Im GateDMS Paket ist außerdem der Netzwerk-Hochleistungsscanner Canon Scanfront 220P enthalten, der mehrere Blätter doppelseitig einscannen kann. Platzieren Sie ihn einfach dort, wo Sie ihn am meisten nutzen. Denn der Scanner wird an beliebiger Stelle in Ihr Netzwerk integriert und ist dadurch sehr mobil. Auf Wunsch können auch mehrere Scanner gleichzeitig benutzt werden. Die Kosten pro GateDMS Arbeitsplatz werden umso geringer, je mehr Anwender lizenziert werden. So kostet eine Version für 30 Nutzer nur noch knapp 36 Euro pro Arbeitsplatz.

• betriebssystemunabhängig
• browser-basiert
• Komplettpaket mit Hard- und Software

Ein durchgängiges Dokumentenmanagement mit Digitalisierung, Document Imaging (Scannen), Archivierung und sekundenschnellem Wiederauffinden ist wichtig für KMUs, aber meist zu teuer. major soft hat mit Gate DMS Dokumenten Management ein Komplettpaket im Angebot, das sich auch kleinere Unternehmen leisten können und das schneller installiert und erklärt ist, als Sie einen Ordner von vor zwei Jahren im Keller suchen. veni, vidi, vici: Ich kam, sah und es lief bereits.

Gate DMS - Out-of-the-Box Dokumentenmanagement für KMU

Die Suche nach einem 2 Jahre alten Dokument dauert dann nur noch wenige Sekunden. Der Schreibtisch bleibt frei von Papierstapeln. Recherche- und Ablagezeiten werden um mehr als 80 % reduziert. So macht die Dokumentenarchivierung erst richtig Spaß!

Das bietet major soft Gate DMS Dokumenten Management:

• eine moderne, 100 % webbasierte, ortsunabhängige Software
• rechtssichere Erfassung, Klassifizierung und Versionierung aller Dokumente
• das System wird vorinstalliert auf einem eigenen SUN Server inkl. Scanner geliefert
• nach ca. einer Stunde ist das System für Sie einsatzbereit
• Gate DMS kann von jedem Computer aus ohne Installation genutzt werden
• der Zugriff über eine IPsec-VPN oder SSL-VPN Verbindung über das Internet ist möglich
• der Einsatz amortisiert sich bereits nach ca. 2 Arbeitstagen jeden Monat

Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen: Internetverbindung, lokales Netzwerk, Anwender-Rechner, Browser mit aktiviertem JavaScript und installiertem Adobe Acrobat Reader. Eine zuverlässige, jederzeit wiederherstellbare Sicherung der Serverdateien ist Pflicht, da sich auf ihm sämtliche Dokumente befinden.

Zielgruppe für major soft Gate DMS Dokumenten Management

Kleine und mittlere Unternehmen mit Bedürfnis nach revisionssicherer Archivierung und schnellem Dokumenten Management aus nahezu jeder Branche

• Handwerker
• Rechtsanwälte
• Ärzte
• Handel

Schnelle Rendite Ihres eingesetzten Kapitals

Untersuchungen der Gartner-Group zeigten, dass mehr als die Hälfte der Gesamtarbeitszeit eines mittelständischen Unternehmens für die manuelle Ablage, Verwaltung und Suche von Dokumenten aufgewendet wird. (Äähhh, Frau Mayer, sind die Ordner von 2003 auf dem Dachboden, oder im Keller?) Archivierungskosten sind zu 97 % Personalkosten. Gate DMS bringt Ihrem Unternehmen deshalb vom ersten Tag an bares Geld – und dies ohne kostenintensive Implementierung und aufwendige Schulungen. Die Rendite des eingesetzten Kapitals (neudeutsch: ROI) kann in einem mittelständischen Betrieb jeden Monat bereits nach dem 2. Arbeitstag erreicht werden. Wollen Sie wissen, wie viel Sie in Ihrem Betrieb mit der Archivierung und dem Dokumenten Management Gate DMS einsparen können? Rufen Sie uns an (08382/9479825). Wir berechnen das gemeinsam mit Ihnen anhand Ihrer Vorgaben.

major soft Gate DMS Dokumenten Management im Test

Das Alles glauben Sie nicht?
Ja, das können wir verstehen. Uns ging es am Anfang auch so.
eine leistungsstarke Dokumentenverwaltung für 36 EURO im Monat. Haha!
Wir haben das Gate DMS Programm auf Herz und Nieren getestet, damit gearbeitet, es geschunden.
Wir haben den Leasing-Vertrag geprüft und den Service getestet.
Wir sind vom Konzept begeistert und arbeiten auch hausintern mit major soft Gate DMS.
Sie glauben es immer noch nicht? Vereinbaren Sie einen GateDMS Testtermin mit uns:

major Soft Gate DMS Archivierung und Dokumentenmanagement

Wir betreuen Sie als Kunden Vor-Ort im Bodensee Gebiet  in Appenzell, Augsburg, Arbon, Bad Waldsee, Biberach, Bludenz, Bregenz, Dornbirn, Feldkirch, Friedrichshafen, Freiburg, Füssen, Götzis, Günzburg, Heidenheim, Hohenems, Illertissen, Immenstaad, Immenstadt, Isny, Kaufbeuren, Kempten, Kißlegg, Konstanz, Landsberg, Laupheim, Lauterach, Leutkirch, Lindau, Lustenau, Markdorf, Marktoberdorf, Mengen, Memmingen, Mindelheim, Oberstaufen, Oberstdorf, Pfronten, Pfullendorf, Rankweil, Ravensburg, Reutlingen, Romanshorn, Salem, Saulgau, Sigmaringen, Simmerberg, Sonthofen, St. Gallen, St. Margrethen, Tettnang, Tübingen, Tuttlingen, Überlingen, Ulm, Wangen, Wasserburg, Weiler und Weingarten. Wir beliefern Sie als Unternehmer (nach BGB §14/1) gerne im gesamten EURO-Raum. Wir liefern nicht an Verbraucher (nach BGB §13).
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